Verifactu y factura electrónica obligatoria: en qué se diferencian y cuándo llega cada una

Verifactu y factura electrónica: ¿son lo mismo?

No. Verifactu regula el programa con el que haces cualquier factura, vaya a una empresa o a un particular: tiene que dejar un registro inalterable de cada una y ponerle un código QR. La factura electrónica obligatoria regula otra cosa: el formato y el canal por el que las empresas y los autónomos se envían las facturas entre sí.

Si todavía no tienes claro lo primero, empieza por qué es Verifactu. Esta guía se centra en lo que separa a las dos obligaciones:

• Verifactu mira cómo generas la factura. Nace de la ley antifraude y te afecta si facturas con un programa.
• La factura electrónica mira cómo se la entregas a otra empresa. Nace de la ley Crea y Crece, que busca reducir la morosidad, y te afecta aunque hagas las facturas a mano.
• Una no sustituye a la otra. Una factura en PDF con su código QR puede cumplir Verifactu y, aun así, no ser la factura electrónica que pide la ley.

Diferencias entre Verifactu y la factura electrónica

Dos matices. En Verifactu, lo obligatorio es usar un programa adaptado: enviar los registros a Hacienda es una de las dos modalidades de Verifactu, no la única. Y la lista completa de quién entra y quién no está en quién está obligado a Verifactu.

¿Cuándo es obligatoria la factura electrónica? ¿Y Verifactu?

Las fechas de la factura electrónica ya están cerradas. La ley Crea y Crece dio un año a las empresas grandes y dos al resto; el Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, concretó que se cuentan desde la entrada en vigor de la orden de la solución pública, y esa orden entró en vigor el 6 de octubre de 2026. El umbral se mide con el volumen de operaciones del año natural anterior.

Las dos fechas de Verifactu son las de la norma en vigor. El 5 de octubre de 2026, el Ministerio de Hacienda anunció que prevé aplazar estas fechas hasta octubre de 2028; mientras el cambio no se publique en el BOE, siguen vigentes. El motivo que da Hacienda es, precisamente, hacer coincidir Verifactu con la factura electrónica de quienes no superan los 8.000.000 €. El detalle, con sus fuentes, está en plazos de Verifactu.

Qué exige la factura electrónica obligatoria

La obligación nace de la Ley 18/2022 (Crea y Crece), que cambió el artículo 2 bis de la Ley 56/2007: todos los empresarios y profesionales deben expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus operaciones con otros empresarios y profesionales. El Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, lo concreta así:

• A qué facturas afecta. A las que tienen como destinatario a otro empresario o profesional con sede, establecimiento o domicilio en España (art. 3). Quedan fuera las simplificadas, salvo las cualificadas (art. 4).
• Formato. Un mensaje estructurado conforme a la norma europea EN 16931, en sintaxis UBL, CII, EDIFACT o Facturae (art. 7).
• Por dónde viaja. Por una plataforma privada de intercambio o por la solución pública de la Agencia Tributaria. Las plataformas privadas deben conectarse entre sí sin cobrar por ello, firmar las facturas con firma electrónica avanzada y enviar copia fiel de cada una a la solución pública (arts. 6, 7 y 9).
• Estados de la factura. Hay que informar de si la factura se acepta o se rechaza y de su pago completo, en cuatro días naturales, sin contar sábados, domingos ni festivos nacionales (art. 10).
• PDF durante el primer año. Quienes superan los 8.000.000 € acompañarán sus facturas de un PDF legible durante doce meses, salvo que el destinatario acepte el formato original (disposición transitoria segunda).
• Más margen para los pequeños. Las personas físicas y las entidades en atribución de rentas que no superen ese importe tienen doce meses más para empezar a informar de los estados (disposición transitoria tercera).

Además, según la Ley, tu cliente no puede obligarte a usar una plataforma concreta.

Qué ha fijado la Orden HAC/1028/2026: la solución pública

La Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre, se publicó en el BOE del 5 de octubre de 2026 y entró en vigor al día siguiente. No trae fechas de obligatoriedad: pone en marcha el reloj del Real Decreto y regula «los elementos técnicos y funcionales de la solución pública de facturación electrónica»:

• Es gratuita y la desarrolla y gestiona la Agencia Tributaria.
• Formato UBL con el modelo de datos EN 16931, sin ficheros incrustados (art. 3).
• Servicios: emitir y recibir facturas, recoger las copias fieles de las plataformas privadas, comunicar estados y pagos, y consultar y descargar facturas, desde un programa o con formularios (arts. 3 a 10). Habrá un formulario para generar facturas una a una (art. 5).
• Aceptación presunta: si no hay rechazo ni rectificativa posterior, la factura se presume aceptada (art. 7).
• Acceso con certificado electrónico; en los formularios, también con Cl@ve (art. 11).
• Disponibilidad: al menos dos meses antes de la primera fecha de aplicación (disposición adicional segunda).

¿Un PDF enviado por correo es una factura electrónica?

Para esta obligación, no. Un PDF es una imagen de la factura pensada para que la lea una persona. La factura electrónica entre empresas es un fichero de datos estructurados que el programa de quien la recibe puede leer y contabilizar solo, y además tiene que viajar por una plataforma de intercambio o por la solución pública, no como adjunto de un correo.

Hoy, en cambio, un PDF enviado por correo sí es una factura válida: el Reglamento de facturación llama factura electrónica a cualquier factura expedida y recibida en formato electrónico (art. 9). Lo que cambia en las fechas de arriba es que, entre empresas, ese PDF deja de bastar. Podrá acompañar a la factura estructurada, pero no sustituirla.

Cómo conviven Verifactu y la factura electrónica

Cuando las dos estén en vigor, una misma factura puede tener que cumplir ambas. Depende de quién la emite y de a quién va:

• El registro de Verifactu no es la factura. Según la Agencia Tributaria, los registros de facturación no contienen toda la información de la factura y, «en ningún caso, son facturas electrónicas». Enviar el registro a Hacienda no es entregar la factura a tu cliente.
• En la factura electrónica, el QR pasa a ser un dato. Si estás sujeto a Verifactu y emites una factura estructurada, la imagen del QR se sustituye por su dirección web en un campo de la factura (art. 20.2 de la Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre). El formato de la solución pública ya reserva ese campo.
• Los tickets siguen otro camino. Quedan fuera de la factura electrónica, salvo las simplificadas cualificadas, pero dentro de Verifactu. Lo vemos en Verifactu y las facturas simplificadas.
• Facturar sin programa no te deja fuera de todo. Quien hace sus facturas a mano o solo las escribe en Excel o Word puede quedar fuera de Verifactu, pero no de la factura electrónica.

Aparte de las dos está la factura a las Administraciones públicas: se rige por la Ley 25/2013 y se presenta en formato Facturae a través de FACe o del punto de entrada de cada Administración.

Qué hacer ahora si eres autónomo o pyme

1. Separa las dos obligaciones. Para Verifactu necesitas un programa adaptado. Para la factura electrónica, un canal: una plataforma o la solución pública.
2. Mira en qué grupo estás. Si tu volumen de operaciones supera los 8.000.000 €, tu fecha es el 6 de octubre de 2027. Si no, el 6 de octubre de 2028.
3. Cuenta también con recibir. Aunque hagas pocas facturas a empresas, tus proveedores te enviarán las suyas en formato electrónico.
4. Lleva al día los cobros y los pagos. Habrá que comunicar el pago de cada factura en cuatro días.
5. Pregunta a tu proveedor de software. Que te diga si su programa emitirá facturas estructuradas y por qué plataforma. Si no, la solución pública gratuita es la alternativa que da la ley.
6. No dejes Verifactu para el final. Los fabricantes están obligados desde el 29 de julio de 2025: cualquier programa que compres hoy tiene que venir ya adaptado.

Qué cubre VerFacturas y qué no

VerFacturas es un programa de facturación para Windows que cumple Verifactu hoy: trabaja en la modalidad VERI*FACTU, pone el QR tributario en todas las facturas y envía cada registro a la Agencia Tributaria con tu certificado digital. Si falla internet, sigues facturando y el envío se reintenta solo.

Lo que hoy no hace es generar facturas electrónicas estructuradas (Facturae o UBL) ni conectar con FACe. La licencia incluye las actualizaciones del programa y de normativa. Puedes ver todo lo que incluye, y lo que no, en las funcionalidades del programa.

Preguntas frecuentes sobre Verifactu y la factura electrónica

¿Verifactu es lo mismo que la factura electrónica?

No. Verifactu regula el programa con el que haces las facturas, que debe dejar un registro inalterable de cada una y ponerle un código QR. La factura electrónica obligatoria regula el formato y el canal por el que las empresas y los autónomos se envían las facturas. Son normas distintas, con fechas distintas.

¿Cuándo es obligatoria la factura electrónica para los autónomos?

El 6 de octubre de 2028, salvo que tu volumen de operaciones del año anterior supere los 8.000.000 €: en ese caso, el 6 de octubre de 2027. Solo afecta a las facturas que haces a otras empresas o autónomos, no a las de particulares.

Si mi programa cumple Verifactu, ¿ya cumplo con la factura electrónica?

No. La Agencia Tributaria aclara que los registros de facturación de Verifactu no son, en ningún caso, facturas electrónicas. Enviar el registro a Hacienda no equivale a entregar la factura a tu cliente en formato estructurado, que es lo que pide la otra norma.

¿Un PDF enviado por correo electrónico es una factura electrónica?

No para esta obligación. La factura electrónica entre empresas es un mensaje estructurado (UBL, CII, EDIFACT o Facturae) que un programa lee sin intervención humana, y viaja por una plataforma de intercambio o por la solución pública. El PDF puede acompañarla, pero no la sustituye.

¿Tengo que hacer factura electrónica a mis clientes particulares?

No. La obligación se limita a las operaciones entre empresarios y profesionales. A un particular le puedes seguir dando la factura en papel o en PDF; si la haces con un programa, esa factura sí está sujeta a Verifactu y lleva su código QR.

¿Hacer las facturas a mano me libra de la factura electrónica?

No. Facturar a mano te deja fuera de Verifactu, que solo se aplica a quien usa un programa, pero la factura electrónica obliga a todos los empresarios y profesionales en sus operaciones con otros. Cuando llegue tu fecha, a otra empresa no podrás entregarle la factura en papel.

¿Hay multa por no usar la factura electrónica?

La Ley 56/2007 prevé apercibimiento o multa de hasta 10.000 € para la empresa que, estando obligada, no ofrezca la posibilidad de recibir facturas electrónicas. Es una sanción distinta de la de Verifactu: 50.000 € por ejercicio por tener un programa de facturación no adaptado (art. 201 bis de la Ley General Tributaria).