Qué hace el programa con tus bancos
- Remesas de recibos domiciliados (adeudos directos SEPA) a tus clientes.
- Remesas de transferencias para pagar a tus proveedores.
- Importa el extracto del banco en formato Norma 43.
- Concilia cada movimiento del banco con su cobro, su pago o su gasto.
- Lleva tus cuentas y cajas, con el saldo según tus apuntes y según el banco.
Todo parte de lo que ya has registrado al facturar: los plazos de cobro de tus facturas y los plazos de pago de las facturas de tus proveedores. No tienes que volver a teclear importes ni cuentas en un programa aparte.
Remesas SEPA de recibos domiciliados
Si cobras cuotas, mantenimientos o facturas periódicas por domiciliación, la remesa te ahorra subir los recibos uno a uno a la web del banco. VerFacturas genera el fichero de adeudos directos SEPA del esquema básico (CORE), que la banca española llama cuaderno 19.14.
Qué necesitas antes de la primera remesa
- Tu identificador de acreedor SEPA. Te lo asigna tu banco al contratar el servicio de adeudos. Se guarda una vez en los datos de tu empresa.
- El IBAN de cada cliente, en su ficha. El programa comprueba que sea válido.
- El mandato firmado por el cliente: la autorización para cargarle los recibos. En su ficha anotas la referencia del mandato y la fecha de firma. Sin esos datos, el programa no deja incluirlo en la remesa.
Cómo se hace una remesa, paso a paso
- Emites tus facturas con normalidad. Cada una tiene sus plazos de cobro.
- Creas una remesa de adeudos: eliges la cuenta en la que quieres cobrar y la fecha de cargo, y marcas los recibos pendientes que entran.
- El programa genera el fichero XML y lo guardas en tu ordenador.
- Lo subes a la banca online de tu banco, en el apartado de remesas o adeudos.
- Cuando el banco la abona, marcas la remesa como procesada y todos sus recibos quedan cobrados de una vez, en la cuenta y con la fecha correctas.
Un mismo recibo no puede entrar en dos remesas: el programa lo impide al crear la segunda. Y cada remesa conserva su estado (borrador, generada, presentada, procesada) para que sepas siempre en qué punto está.
Remesas de transferencias a proveedores
El mismo sistema sirve para pagar. A partir de los plazos pendientes de tus facturas recibidas, VerFacturas genera el fichero de transferencias SEPA (el cuaderno 34.14): lo subes al banco y pagas a todos tus proveedores con una sola firma. Al procesarla, los pagos quedan registrados.
Importar el extracto del banco en Norma 43
La Norma 43, también llamada cuaderno 43, es el formato estándar de la banca española para los movimientos de una cuenta. Lo descargas desde tu banca online, eligiendo el rango de fechas, y lo importas en la cuenta correspondiente del programa.
Si importas dos veces el mismo extracto, o dos extractos que se solapan, los movimientos no se duplican: el programa reconoce los que ya tenía.
Conciliación bancaria
Conciliar es comprobar que cada movimiento del banco tiene su explicación en tu programa. VerFacturas te propone el emparejamiento y tú lo confirmas:
- Con un cobro o un pago que ya habías registrado: solo queda marcarlo como conciliado.
- Con una factura pendiente de cobro o de pago: al conciliar, el programa registra el cobro o el pago por ti.
- Con un gasto: el recibo de la luz o la cuota del seguro, por ejemplo.
Lo que no tiene explicación se queda a la vista. Es la forma más rápida de detectar una factura que creías cobrada y no lo está, o un cargo que no esperabas.
Cuentas, cajas de efectivo y «Mi dinero»
Das de alta tus cuentas bancarias y tus cajas de efectivo, cada una con su saldo de partida. El programa te enseña el saldo según tus apuntes, el saldo según el banco y la diferencia entre los dos. Puedes anotar movimientos a mano y traspasos entre cuentas.
La pantalla «Mi dinero» resume las entradas y salidas mes a mes, y la de inicio te dice de un vistazo lo que tienes, lo que te deben y lo que debes.
Lo que conviene saber antes de empezar
- No hay conexión directa con el banco. Los ficheros los subes y los bajas tú desde tu banca online. A cambio, el programa nunca tiene tus claves bancarias.
- Los adeudos son del esquema básico (CORE). No genera el esquema B2B, exclusivo entre empresas.
- La conciliación es uno a uno. Cada movimiento del banco se empareja con un cobro, un pago o un gasto. Un abono del banco que agrupa varios cobros no se puede emparejar con todos a la vez.
Si quieres ver el resto de lo que hace el programa, lo tienes en todas las funcionalidades de VerFacturas.
Preguntas frecuentes sobre remesas y conciliación
¿Qué es una remesa SEPA?
Es un fichero con varios cobros o pagos que envías a tu banco de una sola vez. Si son recibos domiciliados a tus clientes se llama remesa de adeudos directos; si son pagos a tus proveedores, remesa de transferencias. El banco los ejecuta todos en la fecha que indiques.
¿Qué necesito para domiciliar recibos a mis clientes?
Tres cosas: el servicio de adeudos SEPA contratado con tu banco, que te dará tu identificador de acreedor; el IBAN de cada cliente; y su mandato firmado, es decir, la autorización para cargarle los recibos, con su referencia y su fecha de firma. El programa guarda esos datos en la ficha de cada cliente.
¿Qué es el cuaderno 19?
Es el nombre que la banca española da al formato de las remesas de recibos domiciliados. La versión vigente es el cuaderno 19.14, que corresponde a los adeudos SEPA del esquema básico (CORE) en formato XML. Es el fichero que genera VerFacturas.
¿Qué es la Norma 43 o cuaderno 43?
Es el formato estándar de la banca española para los extractos de cuenta. Casi todos los bancos permiten descargar los movimientos en este formato desde su banca online, a veces con el nombre «cuaderno 43», «AEB 43» o «N43».
¿El programa se conecta directamente con mi banco?
No. VerFacturas no pide tus claves bancarias ni accede a tu cuenta. Tú descargas el extracto de tu banca online y lo importas, y subes al banco los ficheros de remesas que genera el programa. Así tus credenciales del banco no salen nunca de tu banco.
¿Sirve para recibos entre empresas (SEPA B2B)?
El programa genera adeudos del esquema básico (CORE), que es el que usan la mayoría de autónomos y pymes y sirve tanto para clientes particulares como para empresas. No genera el esquema B2B, que es específico entre empresas y no admite devolución.
Los nombres de los formatos (cuaderno 19.14, 34.14 y 43) son los que usa la banca española. Antes de tu primera remesa, confirma con tu banco que tienes contratado el servicio.