¿Se puede facturar con Excel o Word con Verifactu?
Sí, pero no en todos los casos. Verifactu no prohíbe Excel ni Word. Según la Agencia Tributaria, si solo los usas para escribir la factura, imprimirla y guardarla, el Reglamento no te afecta. Si el archivo además procesa tus facturas para generar los libros de IVA, la contabilidad o tus impuestos, pasa a ser un sistema informático de facturación y tiene que cumplir.
La razón está en qué es Verifactu: una norma que no regula las facturas, sino los programas con los que se hacen. La pregunta útil es si tu Excel cuenta como programa.
| Cómo haces la factura | ¿Te afecta Verifactu? |
|---|---|
| A mano o con talonario | No |
| Con Word o Excel, solo para escribirla, imprimirla y guardarla | No, según la Agencia Tributaria |
| Con un Excel que además genera tus libros o tus impuestos | Sí: cuenta como programa de facturación |
| Con un programa de facturación | Sí: tiene que estar adaptado |
Qué dice la Agencia Tributaria sobre Excel y Word
La Agencia Tributaria (AEAT) lo contesta en sus preguntas frecuentes sobre Verifactu, en la versión del 21 de julio de 2026:
«El reglamento no le afectará si los procesadores de texto o las hojas de cálculo se utilizan exclusivamente para: introducir los datos de las facturas; expedir e imprimir las facturas; conservar la información de facturación. Por el contrario, sí estará sujeto al reglamento […] si, además de las funciones anteriores, se utiliza para procesar la información de facturación contenida en el programa para generar directamente los libros registros de IVA, los libros registro de IRPF, la contabilidad, o cualquier otro resultado que se utilice para el cumplimiento voluntario de obligaciones tributarias.»
«Por ejemplo, si un usuario utiliza una hoja de cálculo Excel para generar simples listados de facturas emitidas, incluyendo sumatorios o el uso de otras reglas de cálculo, no le afectará el Reglamento. Pero si la utiliza programando una Macro, para generar el libro registro de facturas expedidas, su hoja de cálculo sí se considerará un sistema informático de facturación.»
De ahí salen tres ideas:
- Decide el uso, no el programa. El mismo Excel puede estar fuera o dentro.
- Usar fórmulas no te mete dentro. La AEAT admite sumatorios y otras reglas de cálculo: una suma no convierte la hoja en un programa.
- La raya está en generar «directamente» libros, contabilidad o resultados para tus impuestos. La macro es un ejemplo, no una condición.
La AEAT avisa de que «podrá verificar» cada caso «en función de las capacidades y herramientas que utilicen».
Qué añade la Dirección General de Tributos
La Dirección General de Tributos (DGT), cuyas consultas tienen efectos vinculantes para la Administración tributaria (artículo 89 de la Ley General Tributaria), es más cauta. Le preguntaron una sociedad que factura con procesador de textos, hoja de cálculo o base de datos (consulta V0073-25, de 3 de febrero de 2025) y una abogada que usa Word y Excel como plantillas (V2045-25, de 4 de noviembre de 2025). Respondió lo mismo a las dos:
«Si la consultante utiliza hojas de cálculo, bases de datos o procesadores no se puede concluir que no resulte obligada por el Reglamento […] puesto que dichas hojas de cálculo pueden tener utilidades de procesamiento de datos y conservación que puede implicar su consideración como Sistemas Informáticos de Facturación conforme a lo dispuesto en el artículo 1.2.»
A mano estás fuera; con Excel, Word o una base de datos, la DGT no da un «no» general. Se apoya en el artículo 1.2 del Reglamento: es un sistema informático de facturación el que sirve para expedir facturas y permite admitir los datos, conservarlos y procesarlos para producir otros resultados. La AEAT dice dónde está la raya; la DGT recuerda que una hoja de cálculo puede cruzarla.
¿Mi Excel es un programa de facturación? Tabla de casos
Los dos criterios, aplicados a las formas más habituales de facturar. La columna central separa lo que afirma la AEAT de lo que es una lectura prudente.
| Cómo facturas | ¿Es un sistema de facturación? | Por qué |
|---|---|---|
| Talonario en papel o factura escrita a mano | No | No hay sistema informático. La factura no lleva código QR. |
| Plantilla de Word o PDF rellenable que completas, imprimes y guardas | No, según la AEAT | Solo introduces los datos, expides y conservas: las tres funciones que deja fuera. |
| Una hoja de Excel por factura, con fórmulas que suman y calculan el IVA | En principio, no | Calcular dentro de la factura no genera libros ni contabilidad. Es una lectura razonable, no una garantía. |
| Libro de Excel con el listado de facturas emitidas y sus sumas | No, según la AEAT | Es su ejemplo: los «simples listados», con sumatorios u otras reglas de cálculo, no le afectan. |
| Excel con clientes, artículos, numeración automática y facturas que se rellenan solas | Zona gris | Admite, conserva y procesa datos de facturación. Para la DGT no se puede descartar que esté obligado. |
| Excel que genera el libro registro de IVA o tus impuestos, con una macro o con fórmulas enlazadas | Sí | Con macro es el ejemplo literal de la AEAT. Sin ella, si el libro sale solo de las facturas, lo prudente es darlo por incluido. |
| Access u otra base de datos a medida que emite las facturas | Lo normal es que sí | Guarda y procesa la información por definición. La DGT la cita junto a las hojas de cálculo. |
El punto delicado es la distancia entre un «simple listado» y un «libro registro». Un listado para tu control queda fuera; si de él salen tus declaraciones y se alimenta solo de las facturas, ya genera un resultado fiscal.
¿Hay plantillas de factura en Excel adaptadas a Verifactu?
No, y no puede haberlas. Una plantilla, propia o descargada de internet, es un archivo con celdas que cualquiera cambia sin dejar rastro. El Reglamento pide lo contrario:
- un registro por cada factura, con una huella encadenada a la del anterior;
- registros que no se editan: las correcciones van en otro registro;
- un código QR generado con esos datos, que el cliente pueda cotejar en la sede de la AEAT;
- el envío a la AEAT o la firma de cada registro (las dos modalidades de Verifactu) y una declaración responsable del fabricante (ver software homologado para Verifactu).
Pegar la imagen de un QR en la plantilla no sirve: detrás no hay registro que comprobar. Y si un servicio recibe los datos de tu hoja y genera él el registro y el QR, el sistema de facturación es ese servicio.
Facturar a mano o con talonario: se puede, pero sin mezclar
Las facturas escritas a mano o en talonario quedan fuera de Verifactu: según la AEAT, a quien factura así el Reglamento no le afecta «porque no utiliza ningún sistema informático de facturación». Es la primera forma de no estar obligado a Verifactu.
Lo que, con carácter general, no se puede es mezclar. La AEAT, que llama «SIF» al sistema informático de facturación, lo dice así:
«No es posible que conviva la emisión de parte de las facturas con un SIF y parte de forma manual.»
Si compras un programa para los tickets de la tienda, las facturas que hacías en Word también tienen que salir de un programa adaptado.
Qué riesgo tiene seguir con un Excel que ya es un programa
Si tu hoja cuenta como sistema informático de facturación, tiene que cumplir lo mismo que cualquier programa, y un Excel no puede. La Ley General Tributaria castiga la tenencia de sistemas no certificados o alterados con una multa fija de 50.000 € por ejercicio (artículo 201 bis): lo detallamos en sanciones de Verifactu. Si hay infracción o no lo decide, caso por caso, quien te comprueba: cuando se lo preguntaron en la consulta V2045-25, la DGT respondió que no es competente para determinarlo.
Desde cuándo tienes que decidirlo
La obligación empieza el 1 de enero de 2027 para las sociedades y el 1 de julio de 2027 para los autónomos y el resto. El 5 de octubre de 2026, el Ministerio de Hacienda anunció que prevé aplazar estas fechas hasta octubre de 2028; mientras el cambio no se publique en el BOE, siguen vigentes. Hasta entonces puedes seguir como ahora; las fechas, al día, en plazos de Verifactu.
Hay otra fecha que afecta a Excel y Word aunque queden fuera de Verifactu. Las facturas entre empresas y autónomos tendrán que ser electrónicas, en formato estructurado, desde el 6 de octubre de 2027 (si facturas más de 8.000.000 € al año) o el 6 de octubre de 2028 (el resto). Un Word, un Excel o un PDF no lo son: lo contamos en Verifactu y la factura electrónica obligatoria.
Qué opciones tienes si dejas Excel
- Seguir a mano o con una plantilla sin automatismos, si haces muy pocas facturas.
- La aplicación gratuita de la AEAT, si haces pocas y siempre con los datos del cliente: no emite facturas simplificadas (tickets). Más en Verifactu gratis.
- Un programa de facturación adaptado, si facturas a menudo o quieres tus libros e impuestos calculados.
Si vienes de Excel, VerFacturas te resultará familiar: es un programa de facturación sin nube, instalado en tu ordenador con Windows, donde se quedan tus datos. Pone el QR tributario, encadena los registros, los envía solo a la AEAT y saca los libros de facturas en Excel. La versión para talleres mecánicos ya está disponible y tiene versión gratis; la de cualquier negocio sale pronto y costará 312 € al año (IVA no incluido). Dos avisos: para emitir necesitas certificado digital, y no importa datos desde Excel.
Preguntas frecuentes sobre Verifactu y Excel
¿Va a ser ilegal facturar con Excel cuando Verifactu sea obligatorio?
No. Verifactu no prohíbe ningún programa: regula los sistemas informáticos de facturación. Un Excel que solo sirve para escribir, imprimir y guardar la factura queda fuera, según la Agencia Tributaria. Entra cuando genera libros registro, contabilidad u otros resultados fiscales.
¿Una factura hecha en Word o Excel tiene que llevar código QR?
No, si tu Word o tu Excel no es un sistema informático de facturación: el QR tributario lo generan los programas adaptados. Una factura sin QR sigue siendo válida si cumple el Reglamento de facturación, y quien la recibe puede deducir el IVA si se dan los demás requisitos.
¿Vale lo mismo para Google Sheets, Numbers o LibreOffice?
Sí. La Agencia Tributaria habla de «hojas de cálculo (Excel, Numbers, etc.)» y de «procesadores de texto (Word, Apple Pages, etc.)». No cuenta la marca, sino lo que haces con el archivo.
Hago las facturas en Word y mi gestoría lleva los libros: ¿me afecta Verifactu?
Según la Agencia Tributaria, no: tú expides la factura sin sistema informático. Cambia si la gestoría emite tus facturas con su programa: entonces ese programa debe cumplir y tú sigues siendo el responsable. La Dirección General de Tributos, ante un caso parecido, no lo confirmó con carácter general.
¿Cómo puede saber Hacienda si mi Excel es un programa de facturación?
La Agencia Tributaria dice que podrá verificarlo «en función de las capacidades y herramientas» del archivo. Cuenta lo que hace, no cómo lo llames: si tiene macros, si numera solo, si de él salen tus libros o tus declaraciones.
¿Una factura en PDF hecha con Word es una factura electrónica?
No a efectos de la factura electrónica obligatoria entre empresas, que pide un formato estructurado (UBL, CII, EDIFACT o Facturae). Esa obligación empieza el 6 de octubre de 2027 para quien factura más de 8.000.000 € al año y el 6 de octubre de 2028 para el resto.
Fuentes oficiales
- Preguntas frecuentes: ámbito de aplicación (Agencia Tributaria)
- Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, Reglamento de sistemas informáticos de facturación (BOE)
- Consultas vinculantes V0073-25 (3 de febrero de 2025) y V2045-25 (4 de noviembre de 2025), en el buscador de la Dirección General de Tributos
- Ley 58/2003, General Tributaria: artículos 29.2.j) y 201 bis (BOE)
- Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, factura electrónica entre empresarios y profesionales (BOE)
Esta guía es informativa y no sustituye el consejo de tu asesor fiscal. La revisamos cada mes y cada vez que cambia la normativa.